Cómo compartir archivos grandes por Internet

Tienes que compartir un archivo, un documento enorme, una presentación de vídeo o un conjunto de imágenes. No puedes simplemente enviarla por correo electrónico, porque te estás topando con el límite de tamaño de correo electrónico de tu destinatario. Aquí hay varias maneras de compartir archivos grandes a través de Internet.

Vamos a ver algunas maneras diferentes en las que puedes hacer llegar archivos de gran tamaño a alguien, y todas ellas son útiles en diferentes situaciones. Tal vez sea algo de una sola vez, y sólo necesitas enviarle un archivo a alguien rápidamente. O tal vez es algo que vas a tener que hacer regularmente. Sean cuales sean tus necesidades, nosotros lo tenemos cubierto.

Puedes utilizar tu servicio de correo electrónico

La mayoría de los servicios de correo electrónico, especialmente los servicios corporativos, limitan el tamaño que pueden tener los archivos adjuntos de los mensajes. Y eso puede ser ciertamente molesto.

Incluso los principales proveedores de correo electrónico como Gmail, Outlook.com y Yahoo no admiten el envío de archivos muy grandes. Tanto Gmail como Yahoo tienen un límite de 25 MB, mientras que Outlook te limita a 20 MB. A pesar de sus limitaciones, estos proveedores de correo electrónico suelen ofrecer una solución alternativa para el uso compartido de archivos de gran tamaño mediante servicios de uso compartido en la nube.

Si intentas enviar un archivo demasiado grande en Gmail o Outlook.com, tendrás la oportunidad de subirlo automáticamente a los respectivos servicios en la nube (Google Drive y OneDrive) e incluir un enlace al archivo en tu correo electrónico.

Echemos un vistazo más de cerca a Gmail, por ejemplo. Después de redactar un mensaje en Gmail, tendrás la oportunidad de adjuntar un archivo. Si Gmail determina que el archivo es demasiado grande, recibirás un mensaje como este:

Si haces clic en el botón "Aceptar", Gmail carga automáticamente el archivo en la unidad de Google y prepara un enlace para incluirlo en el mensaje. Cuando envías el mensaje, tienes la oportunidad de editar los permisos del archivo antes de que se envíe el mensaje. Esto puede ser útil si el documento contiene datos confidenciales. Google admite la carga de archivos de hasta 5 TB de tamaño, siempre que dichos archivos no se conviertan en documentos, presentaciones de diapositivas u hojas de cálculo de Google. En esos casos, el límite de carga es de 50 MB para documentos y presentaciones y de 100 MB para hojas de cálculo. Y, por supuesto, estás limitado por la cantidad de espacio que tienes en tu cuenta de Google Drive. Típicamente, sin embargo, es suficiente para la mayoría de los archivos.

Al igual que Gmail, Outlook.com ofrece su propia solución para compartir archivos de gran tamaño mediante el servicio de almacenamiento en nube OneDrive. En este caso, no sucede automáticamente. Primero tendrás que subir el archivo a OneDrive y luego puedes incluir un enlace a él en tu correo electrónico. OneDrive limita el tamaño de los archivos cargados a 10 GB.

Yahoo no tiene un servicio dedicado para compartir archivos, pero funciona bien con otros. Puedes vincular una cuenta de DropBox a Yahoo en su configuración de DropBox, o utilizar un servicio de nube similar. Ten en cuenta que, al igual que Yahoo, la mayoría de los proveedores de correo electrónico admiten plugins para sus servicios cloud favoritos.

Comprime tu archivo si es demasiado grande

Si tienes un archivo (o conjunto de archivos) que es demasiado grande, siempre puedes intentar comprimirlo y enviarlo por correo electrónico. ¿Qué significan los datos en zip? Echemos un vistazo.

Las herramientas de compresión comprimen los datos en un nuevo archivo que ocupa menos espacio en disco. La cantidad de datos que puede comprimir depende del tipo de datos que tenga. A menudo puede comprimir bastante bien cosas como documentos Office y PDFs. Los archivos que ya tienen compresión integrada, como muchos formatos de imagen, no comprimen mucho. Puede comprimir toda una carpeta llena de archivos en un único archivo comprimido que es más fácil de mover.

Tanto Windows como MacOS tienen herramientas de compresión incorporadas, pero herramientas de terceros como WinZip y 7-Zip (nuestro favorito) ofrecen ventajas adicionales. Por ejemplo, puedes cifrar y proteger con contraseña tu archivo comprimido.

También puede utilizar estas herramientas para dividir un archivo zip en múltiples partes. Si tienes un conjunto realmente grande de archivos, puedes dividir los archivos comprimidos en partes que puede enviar por correo electrónico. El destinatario puede utilizar la misma herramienta para reconstituir fácilmente las piezas en un solo archivo en el otro extremo. Aunque, para ser honesto, descifrar un archivo comprimido como éste puede ser suficiente problema como para que por lo general valga la pena buscar mejores opciones, como un servicio de almacenamiento en nube.

¿Y qué pasa con el almacenamiento en la nube?

Hay docenas de servicios de almacenamiento en nube por ahí. La mayoría ofrecen un nivel de servicio gratuito en el que se obtiene algo de espacio de almacenamiento, y niveles de pago en los que se puede obtener más. Puedes usar cualquiera de ellos para compartir archivos grandes. Todo lo que tienes que hacer es subir tu archivo y luego proporcionar al destinatario el enlace de descarga. Si compartes archivos con alguien con regularidad, puedes incluso crear una carpeta compartida para que pueda agarrar todo lo que dejes caer en ella sin tener que proporcionar enlaces todo el tiempo.

Están los proveedores obvios de almacenamiento en nube, por supuesto: Google Drive, Microsoft OneDrive, Amazon Drive y DropBox. Hay otros, como Mega-que ofrecen mucho espacio de forma gratuita y están pensados para ayudarte a compartir archivos grandes.

Tómate tu tiempo para buscar una solución que funcione mejor para ti. Cada uno de ellos ofrece sus propias ventajas y características adicionales. Y todos ellos tienen al menos algún nivel de almacenamiento gratuito, lo que hace que sean fáciles de probar.